La trascrizione matricolare ha una funzione diversa rispetto alla documentazione caratteristica: mentre la prima ha la funzione di documentare tutte le vicende che attengono al percorso di carriera del militare, sotto svariati profili, la seconda ha la funzione di esprimere un giudizio sul rendimento complessivo del militare per ogni annualità o per periodi inferiori al verificarsi di determinate cause; in particolare, la documentazione caratteristica ha connotazione autonoma rispetto a vicende disciplinari o penali che investano il militare, ben potendo il procedimento penale o disciplinare non incidere, in termini negativi, sul rendimento complessivo del militare medesimo.